ERP yazılımlarının işletmelerdeki tüm süreçlere kattığı fayda bilinmektedir, bir çok süreç için ise olmazsa olmaz konumuna gelmiştir. ERP süreçleri ne kadar iyi tasarlansa da bazı ön koşulların sağlanmaması tüm sistem için verimsizlik bir sonuç verecektir. Bu ön koşullardan en önde geleni stok bilgisinin doğru olmasıdır.
Sistem üzerinde gözüken stok ile fiziksel
alanlarda bulunan stok arasında farklar var ise birbirini takip eden birçok
problem bize eşlik edecektir. Burada ilk akla gelen, sistemde gördüğünüz stok bilgisi
ile müşteriye vereceğiniz bilgi sonucunda karşılaşılacak problemler oluyor.
Örneğin siz stokta ürün bulunduğunu düşünüp müşteriye satış yaparsanız, saha da
stok olmadığını öğrendiğinizde müşterinize karşı zor durumda kalacaksınız. İlk
akla gelen bu konunun yanında stok hatalarından dolayı MRP sistemi gerçekçi
veri üretemeyecek, planlama aktiviteleri olumsuz etkilenecektir. Stok hataları
sonucu karşımıza çıkan önemli bir problemde maliyet kayıtlarında doğru olmayan
veriler olacaktır. Buradaki örneklere yarı mamuller, sarf malzemeler,
hammaddeler gibi satınalma kalemlerini de eklemek mümkündür. Stok hataları ilk
satırlarda da belirtiğim üzere birçok problemin meydana gelmesine sebep
olmaktadır.
Stoklar da yaşanan olumsuzluklar
firma içerisinde bölümler/kişiler arasında güvensizliklere, sistemin yanlış
çalıştığı gibi sonuçlara yol açacaktır. Özetlemek gerekirse stok ERP sisteminde
temel taşlardan biridir. Bu taşın sağlamlaştırılması için tüm işletme tarafından
stok önemi bilinmeli ve sistem hareketleri bu bilinçle yapılmalıdır. Stok
hataları engel olabilmek için bazı yöntemler uygulanmaktadır. Bu yöntemlerinde
başında ise fiziksel sayım ile sistem kontrolü gelmektedir.
1.
Dönemsel Stok Sayımı
İşletmelerin çoğunda dönemsel stok sayım
metodu uygulanmaktadır. 3, 6 Aylık ya da yıllık döngüler ile sayım
yapılmaktadır. Dönemsel sayımlarda tüm üretim durur, belirlenen ekipler ile sayımlar
yapılarak sistem karşılaştırması ve düzeltilmesi yapılır. Bu durum dönem boyunca
gerçekleşen problemleri biriktirir ve sayımın hataların çözümüme hizmet etmesinde
zorluklar göstermektedir. Yeterli
kontrol zamanı olmayacağından bazı durumlarda bu sayımın sistemi olumsuz etkilediğiyle
bile karşılaşmak mümkündür. Proaktif yaklaşımdan uzak olan bu metod gün geçtikçe
uzaklaşılan bir sayım metodu halini almıştır.
2.
Döngüsel Stok Sayımı
Bu yöntemde tüm sistem stokları yerine
belirli kuralara göre tespit edilmiş tüm sistemi temsil edebilecek envanter grupları
günlük, haftalık gibi sık aralıklarla sayılmaktadır. Bu sayım yönteminde üretim
durdurulmaz. Sayımı operasyondan sorumlu bölüm / personel gerçekleştirir. Bu
ilgili bölüm / personele stoğa karşı sorumluluk bilinci ve farkındalığın
artmasına da yardımcı olacaktır. Sık yapılan sayım ile stok problemlerinin
anında tespiti yapılır, kök nedeni araştırılır. Döngüsel stok sayımı metodu
için belirlenecek envanter grupları için üç farklı yol izlenmektedir.
2.1.
Kontrol Grubu ile Sayım
Grubu
Küçük bir envanter grubu belirlenir.
Sık aralıklarla aynı ürün grubu sayılır. Bu yöntem daha çok döngüsel sayım
yöntemine geçiş için kullanılır. Süreçlerdeki genel ve köklü problemlerin
tespiti için uygulanır. Burada belirlenecek grup için işletme özelinde yöntem
geliştirmek mümkündür. Örneğin;
·
Son iki haftadır hareket etmeyen stokların
sayımı
·
10 adet altındaki stokların sayımı
·
Önceki gün stok hareketi yapmış, bugün stok
hareketi yapmayacak ürünlerin sayımı
2.2.
Rastgele Örnekleme ile
Sayım Kontrolü
Sayımı ve kontrolü yapılacak envanter/envanterler
rastgele olarak seçilir. Sık aralıkla saha kontrolü yapılır. Bu yöntemde de
yapılacak sayımların aralıkları kısa tutulur. Sorunlar tespit edilir, çözümleri
için yöntemler belirlenir.
2.3.
ABC Sınıflandırma ile
Sayım Kontrolü
Pareto pronsibine göre etkilerin %80’i etkenlerin %20’sinden
kaynaklanmaktadır. Bu yaklaşıma göre stokların %80 oranında doğru olması için stokları
oluşturan envanterlerin %20 lik bölümünün doğru olması yeterlidir. Buna göre
stokların %20 sinin oluşturan grup A gurbu, %30 B Grubu, kalan %50lik bölüm C
Grubu stokları oluşturmaktadır. Yüzdelik dilimleri belirlemek için stokların
mali değerleri, ağırlıkları, adetleri gibi metrik değerlerden biri ya da birkaçı
ile sentez edilerek tespit edilebilir. Bu ayrım sonunda A grubu çok daha sık, C
grubu ise daha nadiren olmak üzere sayım gerçekleştirilir.
3.
ÖZET
Tüm belirlenen stok sayım yöntemlerinde sayımı kim yapacak,
kime raporlayacak, hatayı kim tespit edecek ve çözüm için neler yapılacak sorularının
cevapları belirli ve planlı olmalıdır.
Bir ERP sisteminin doğru ve amaçlara uygun olarak çalıştığını ifade edebilmek için stok verilerinin güvenilir düzeyde olması gerekmektedir. İş Akışlarına stok sayımı ve kontrolünü entegre ederek stok güvenini sağlamak mümkündür.