Sistem üzerinde gözüken stok ile fiziksel alanlarda bulunan stok arasında farklar var ise birbirini takip eden birçok problem bize eşlik edecektir. Burada ilk akla gelen, sistemde gördüğünüz stok bilgisi ile müşteriye vereceğiniz bilgi sonucunda karşılaşılacak problemler oluyor. Örneğin siz stokta ürün bulunduğunu düşünüp müşteriye satış yaparsanız, saha da stok olmadığını öğrendiğinizde müşterinize karşı zor durumda kalacaksınız. İlk akla gelen bu konunun yanında stok hatalarından dolayı MRP sistemi gerçekçi veri üretemeyecek, planlama aktiviteleri olumsuz etkilenecektir. Stok hataları sonucu karşımıza çıkan önemli bir problemde maliyet kayıtlarında doğru olmayan veriler olacaktır. Buradaki örneklere yarı mamuller, sarf malzemeler, hammaddeler gibi satınalma kalemlerini de eklemek mümkündür. Stok hataları ilk satırlarda da belirtiğim üzere birçok problemin meydana gelmesine sebep olmaktadır.

Stoklar da yaşanan olumsuzluklar firma içerisinde bölümler/kişiler arasında güvensizliklere, sistemin yanlış çalıştığı gibi sonuçlara yol açacaktır. Özetlemek gerekirse stok ERP sisteminde temel taşlardan biridir. Bu taşın sağlamlaştırılması için tüm işletme tarafından stok önemi bilinmeli ve sistem hareketleri bu bilinçle yapılmalıdır. Stok hataları engel olabilmek için bazı yöntemler uygulanmaktadır. Bu yöntemlerinde başında ise fiziksel sayım ile sistem kontrolü gelmektedir.

1.            Dönemsel Stok Sayımı

İşletmelerin çoğunda dönemsel stok sayım metodu uygulanmaktadır. 3, 6 Aylık ya da yıllık döngüler ile sayım yapılmaktadır. Dönemsel sayımlarda tüm üretim durur, belirlenen ekipler ile sayımlar yapılarak sistem karşılaştırması ve düzeltilmesi yapılır. Bu durum dönem boyunca gerçekleşen problemleri biriktirir ve sayımın hataların çözümüme hizmet etmesinde zorluklar göstermektedir.  Yeterli kontrol zamanı olmayacağından bazı durumlarda bu sayımın sistemi olumsuz etkilediğiyle bile karşılaşmak mümkündür. Proaktif yaklaşımdan uzak olan bu metod gün geçtikçe uzaklaşılan bir sayım metodu halini almıştır.

2.            Döngüsel Stok Sayımı

Bu yöntemde tüm sistem stokları yerine belirli kuralara göre tespit edilmiş tüm sistemi temsil edebilecek envanter grupları günlük, haftalık gibi sık aralıklarla sayılmaktadır. Bu sayım yönteminde üretim durdurulmaz. Sayımı operasyondan sorumlu bölüm / personel gerçekleştirir. Bu ilgili bölüm / personele stoğa karşı sorumluluk bilinci ve farkındalığın artmasına da yardımcı olacaktır. Sık yapılan sayım ile stok problemlerinin anında tespiti yapılır, kök nedeni araştırılır. Döngüsel stok sayımı metodu için belirlenecek envanter grupları için üç farklı yol izlenmektedir.

2.1.       Kontrol Grubu ile Sayım Grubu

Küçük bir envanter grubu belirlenir. Sık aralıklarla aynı ürün grubu sayılır. Bu yöntem daha çok döngüsel sayım yöntemine geçiş için kullanılır. Süreçlerdeki genel ve köklü problemlerin tespiti için uygulanır. Burada belirlenecek grup için işletme özelinde yöntem geliştirmek mümkündür. Örneğin;

·                    Son iki haftadır hareket etmeyen stokların sayımı

·                    10 adet altındaki stokların sayımı

·                    Önceki gün stok hareketi yapmış, bugün stok hareketi yapmayacak ürünlerin sayımı

2.2.       Rastgele Örnekleme ile Sayım Kontrolü

Sayımı ve kontrolü yapılacak envanter/envanterler rastgele olarak seçilir. Sık aralıkla saha kontrolü yapılır. Bu yöntemde de yapılacak sayımların aralıkları kısa tutulur. Sorunlar tespit edilir, çözümleri için yöntemler belirlenir.

2.3.       ABC Sınıflandırma ile Sayım Kontrolü

Pareto pronsibine göre etkilerin %80’i etkenlerin %20’sinden kaynaklanmaktadır. Bu yaklaşıma göre stokların %80 oranında doğru olması için stokları oluşturan envanterlerin %20 lik bölümünün doğru olması yeterlidir. Buna göre stokların %20 sinin oluşturan grup A gurbu, %30 B Grubu, kalan %50lik bölüm C Grubu stokları oluşturmaktadır. Yüzdelik dilimleri belirlemek için stokların mali değerleri, ağırlıkları, adetleri gibi metrik değerlerden biri ya da birkaçı ile sentez edilerek tespit edilebilir. Bu ayrım sonunda A grubu çok daha sık, C grubu ise daha nadiren olmak üzere sayım gerçekleştirilir.

3.            ÖZET

Tüm belirlenen stok sayım yöntemlerinde sayımı kim yapacak, kime raporlayacak, hatayı kim tespit edecek ve çözüm için neler yapılacak sorularının cevapları belirli ve planlı olmalıdır.

Bir ERP sisteminin doğru ve amaçlara uygun olarak çalıştığını ifade edebilmek için stok verilerinin güvenilir düzeyde olması gerekmektedir. İş Akışlarına stok sayımı ve kontrolünü entegre ederek stok güvenini sağlamak mümkündür.