ERP sistemleri, işletmelerin iş süreçlerini bütünleşik bir şekilde yönetmelerini sağlayan kritik yazılımlardır. Ancak, işletmelerin ERP sistemlerinden tam verim alabilmesi için doğru lisanslama modelini seçmesi gereklidir. Dünya genelinde kullanılan ERP sistemleri farklı lisanslama modelleri sunar. Bu bölümde, kullanılan lisans tipleri detaylı şekilde açıklanmış, avantajları ve dezavantajları sıralanmıştır.
1. Kullanıcı Tabanlı Lisanslama
ERP lisanslama modeli, sistemi kullanacak kullanıcı sayısına bağlı olarak yapılandırılır. İki alt türü vardır:
- Adanmış Kullanıcı Lisansı (Named User License): Her kullanıcıya özel bir lisans atanır. Kullanıcı lisansı başka birine devredilemez.
- Eşzamanlı Kullanıcı Lisansı (Concurrent User License): Aynı anda sisteme giriş yapan kullanıcı sayısına göre lisanslama yapılır. Lisans sayısı kadar eşzamanlı bağlantıya izin verilir.
Avantajlar:
- Küçük ekiplerde maliyet avantajı sağlar.
- Eşzamanlı lisans, vardiyalı çalışan işletmeler için uygun maliyetlidir.
Dezavantajlar:
- Kullanıcı sayısındaki artışla birlikte maliyet hızla yükselir.
- Eşzamanlı lisanslarda yoğun kullanım dönemlerinde sınırlamalar yaşanabilir.
2. Modül Tabanlı Lisanslama
ERP sistemi, işletmenin yalnızca ihtiyaç duyduğu modüller için lisanslanır. Örneğin, finans, stok yönetimi veya insan kaynakları.
Avantajlar:
- İşletmeler yalnızca ihtiyaç duydukları modüller için ödeme yapar.
- KOBİ’ler için düşük maliyetli bir çözüm sunar.
Dezavantajlar:
- Yeni modüller eklemek gerektiğinde maliyet hızla artabilir.
- İş süreçlerinde entegre yapı eksikliği ortaya çıkabilir.
3. Kapasite Tabanlı Lisanslama
Bu modelde lisanslama, işlenecek veri miktarı, işlem hacmi veya kullanıcı kapasitesine göre yapılır.
Avantajlar:
- Küçük işletmeler için başlangıç maliyetlerini düşürür.
- İşlem hacmi düşük olan sektörlerde uygun maliyet sunar.
Dezavantajlar:
- Büyüme ile birlikte kapasite ihtiyacı artar ve maliyetler öngörülemeyebilir.
- Veri hacmini ve işlem kapasitesini doğru tahmin etmek zordur.
4. Abonelik Tabanlı Lisanslama (SaaS - Bulut ERP)
ERP sistemi, bulut üzerinden sunulur ve aylık ya da yıllık abonelik modeliyle lisanslanır.
Avantajlar:
- Düşük başlangıç maliyeti.
- Teknik destek ve güncellemeler genellikle abonelik üretine dahildir.
- Hızlı kurulum ve kolay ölçeklenebilirlik.
Dezavantajlar:
- Uzun vadede toplam sahip olma maliyeti (TCO) artabilir.
- Veri kontrolü tamamen sağlayıcıya bağlıdır.
5. On-Premise Lisanslama
ERP sistemi, işletmenin kendi sunucularında çalışır. Süreli veya süresiz olarak lisanslanabilir.
Avantajlar:
- Veriler tamamen işletme kontrolündedir.
- Sistem, işletmeye özel olarak özelleştirilebilir.
Dezavantajlar:
- Yüksek başlangıç maliyeti gerektirir.
- Donanım ve altyapı maliyetleri işletme tarafından karşılanır.
6. Sınırsız Lisanslama
ERP yazılımı, bir kez ödeme yapılarak süresiz olarak kullanılır. Güncellemeler ve bakım sözleşmeleri isteğe bağlıdır.
Avantajlar:
- Lisans yenileme maliyeti olmadan uzun vadeli ekonomik çözüm sunar.
- Veriler ve sistem üzerinde tam kontrol sağlar.
Dezavantajlar:
- Yüksek başlangıç maliyeti.
- Yeni güncellemeler veya modüller için ek maliyetler gerekebilir.
ERP Lisanslama Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Doğru ERP lisanslama modelini seçmek, hem kısa vadede maliyetleri optimize etmek hem de uzun vadede yazılımdan maksimum faydayı sağlamak için kritik öneme sahiptir. İşte bu süreçte dikkate alınması gereken temel unsurlar:
1. İşletme İhtiyaçlarının Analizi
- Kullanıcı sayısı, işlem hacmi ve veri kapasitesi doğru bir şekilde belirlenmelidir.
- İşletmenin büyüme planları ve gelecekteki ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır.
- Örnek: 50 çalışanlı bir işletme, SaaS modeliyle başlangıç yapabilir, ancak gelecekte on-premise lisansa geçiş yapmayı planlayabilir.
2. Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)
- Başlangıç maliyeti, yıllık bakım üretleri, güncellemeler ve teknik destek maliyetleri dikkate alınmalıdır.
- Örnek: On-premise bir lisansın başlangıç maliyeti 100.000 $ iken, yıllık %20 bakım maliyetiyle 5 yıllık toplam maliyeti 200.000 $ olabilir.
3. Yıllık Bakım Sözleşmeleri
- Lisans sağlayıcı ile yapılan yıllık bakım sözleşmeleri, yazılımın güncel tutulmasını ve teknik desteğin sürekliliğini sağlar.
- Bakım sözleşmeleri genellikle lisans bedelinin %15-25’i arasındadır ve şunları kapsar:
- Versiyon Güncellemeleri
- Teknik Destek
- Güvenlik Yamaları
4. Veri Güvenliği
- İşletme verilerinin gizliliği ve güvenliği önemlidir.
- Kritik verilerin bulunduğu işletmeler için on-premise veya hibrit modeller tercih edilmelidir.
5. Ölçeklenebilirlik
- İşletme büyüdükçe kullanıcı sayısı, işlem hacmi ve modüllerin artırılabilmesi önemlidir.
- SaaS lisanslama modelleri, büyüyen işletmeler için kolay ölçeklenebilirlik sağlar.
6. Teknik Destek ve Eğitim
- ERP sistemini etkin bir şekilde kullanabilmek için teknik destek ve kullanıcı eğitimi önemli bir rol oynar.
- Sağlayıcı firmanın sunduğu destek hizmetleri dikkatlice değerlendirilmelidir.
Sonuç
Aşağıdaki tablo, ERP lisanslama modellerini çeşitli kriterlere göre karşılaştırmaktadır:
Kriterler | Kullanıcı Tabanlı | Modül Tabanlı | Kapasite Tabanlı | SaaS (Bulut) | On-Premise | Sınırsız Lisanslama |
---|---|---|---|---|---|---|
Başlangıç Maliyeti | Orta | Düşük | Düşük | Düşük | Yüksek | Yüksek |
Uzun Vadeli Maliyet | Yüksek | Orta | Yüksek | Yüksek | Orta | Düşük |
Veri Güvenliği | Orta | Orta | Orta | Düşük | Yüksek | Yüksek |
Özelleştirme | Orta | Düşük | Düşük | Düşük | Yüksek | Yüksek |
Güncellemeler Dahil | İsteğe Bağlı | İsteğe Bağlı | İsteğe Bağlı | Dahil | İsteğe Bağlı | İsteğe Bağlı |
Esneklik | Orta | Orta | Düşük | Yüksek | Düşük | Düşük |
Teknik Destek | Genellikle Dahil | Genellikle Dahil | Genellikle Dahil | Dahil | Bakım Sözleşmesiyle | Bakım Sözleşmesiyle |
Yıllık Bakım Gideri | %15-25 | %15-25 | %15-25 | Dahil | %15-25 | %15-25 |
Bu tablo, işletmelere en uygun lisanslama modelini seçmelerinde rehberlik edecektir. İşletmeler, ihtiyaçlarını ve bütçelerini değerlendirerek hem kısa hem de uzun vadede verimli bir çözüm bulabilir.